PEPPOL Belgique en 10 questions

Peppol Belgique, ce mot magique apparu en 2025 dans le monde de l’entrepreneuriat en Belgique. Mais au fond, qu’est-ce que c’est ? A quoi ça sert ? Comment faire concrètement ? Vous saurez tout à l’issue de cet article. Et s’il vous reste des questions, le formulaire ci-dessous me permettra de vous répondre.

Qu’est-ce que Peppol ?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau international normalisé qui permet aux entreprises et aux administrations d’échanger des documents — notamment des factures — de manière totalement électronique, structurée et automatisée.

Plutôt que d’envoyer une facture par PDF ou papier, l’émetteur crée une facture dans un format standard (machine-readable), et l’envoi transite via PEPPOL pour arriver directement dans le système comptable du destinataire.

Le réseau est géré par l’association OpenPeppol, qui assure que tous les participants respectent les mêmes spécifications techniques.

En Belgique, c’est l’autorité fédérale qui organise le cadre — via l’entité nationale responsable de PEPPOL.

En termes très simples, Peppol, c’est une grosse boîte aux lettres. Pour le moment. En effet, le but est à terme d’utiliser les données pour très certainement faciliter le travail de contrôle de l’administration, et peut-être celui des usagers par la suppression de la remise annuelle du listing clients.

Pourquoi Peppol Belgique a-t-il été mis en place ?

À l’origine, PEPPOL visait à simplifier et standardiser les échanges liés aux marchés publics — commandes, factures, etc. — entre différents pays et entités.
Mais très vite, le système a montré qu’il était efficace aussi pour le secteur privé : en standardisant le format des factures, il facilite l’automatisation, réduit les erreurs manuelles, accélère les paiements, et renforce la traçabilité. Autant d’atouts importants pour moderniser la gestion comptable et fiscale.

D’autres pays utilisent-ils des systèmes semblables de facturation électronique ?

Oui – PEPPOL est adopté dans de nombreux pays. D’un côté, presque toute l’Europe y participe : Allemagne, France, Italie, Scandinavie, etc.
De l’autre, l’adoption s’étend hors Europe : pays asiatiques (Japon, Singapour, etc.), Australie, Nouvelle-Zélande, voire des pays d’Amérique ou d’Asie.
Bref, PEPPOL n’est pas un gadget belge — c’est un standard international.

Quels sont les avantages pour l’administration ?

L’administration belge (mais aussi les États publics dans d’autres pays) y gagne :

• Traçabilité et transparence accrues : chaque facture est structurée, horodatée, compatible avec un suivi automatisé. Cela réduit les risques de fraude ou d’erreurs.
• Simplification des contrôles fiscaux : les factures étant standardisées, l’analyse et la vérification deviennent plus simples et rapides.
• Gain en efficience administrative : moins de papier, moins de saisie manuelle, moins de pertes/ratures, ce qui allège la charge bureaucratique.

Quels sont les avantages pour les utilisateurs ?

• Moins de travail administratif — les factures sont générées, envoyées et reçues automatiquement sans passer par l’émail/papier. Gain de temps énorme.
• Moins d’erreurs humaines — les données structurées limitent les risques d’erreurs de saisie, de TVA mal calculée, etc.
• Paiements plus rapides — le destinataire reçoit directement la facture dans son système, ce qui accélère le traitement et le paiement.
• Sécurité & traçabilité — les échanges sont sécurisés, horodatés, et conformes aux normes — un vrai plus pour la conformité et la confiance.
• Réduction des coûts — plus de papier, d’envois postaux, de temps de gestion, etc. Cela rationalise le back-office.

Quels sont les risques liés à l’utilisation de PEPPOL ?

Comme tout système numérique, PEPPOL n’est pas une garantie magique contre tous les abus — il y a quelques points à garder en tête :

• Si un pirate ou fraudeur parvient à créer des factures “malhonnêtes” dans le format correct, ces factures pourraient passer “automatiquement” sans contrôle humain, ce qui rend la détection frauduleuse potentielle plus difficile.
• La standardisation peut donner un faux sentiment de sécurité : l’erreur logicielle + absence de vérification humaine = risque non négligeable.
• Dans un contexte de “flux automatisés + gros volume”, des fraudes massives (multiplication de fausses factures, surfacturations) pourraient être plus discrètes s’il n’y a pas de garde-fous internes (vérification manuelle, contrôle de cohérence, séparation des tâches, etc.).

Bref, PEPPOL rend la facturation plus fluide, mais ce confort ne doit pas masquer l’importance d’un bon contrôle interne qui passe par l’humain !!

Calendrier de mise en oeuvre

Depuis le 1er mars 2024, la facturation électronique via PEPPOL est obligatoire pour les marchés publics (B2G) supérieurs à 3 000 €.

À partir du 1er janvier 2026, l’obligation s’étend aux transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA.

Quant aux probabilités d’un report : pour l’instant, l’arrêté royal confirme bien la date de janvier 2026. Même s’il y aura sans doute des ajustements techniques, le cap semble clair.

Comment vérifier si je dois m’inscrire sur Peppol ?

Pour vérifier votre « éligibilité » au système de facturation électronique Peppol, rendez-vous sur le site du VIES. Introduisez votre numéro d’entreprise. Si votre numéro d’entreprise est valide, vous devez vous inscrire dans le système Peppol pour recevoir les factures de vos fournisseurs. Si votre numéro d’entreprise n’est pas valide parce que vous n’êtes pas assujetti, pas de souci, votre inscription Peppol n’est pas nécessaire.

Comment vérifier que je suis inscrit sur Peppol ?

Pour vérifier votre inscription, le site de Peppol Directory est le plus indiqué.

Pour rechercher une entreprise, il faut soit en dire le plus sur elle (nom, adresse etc) et surtout, ne pas oublier le mot Belgique (Peppol Belgique …). Ou plus simple, vous tapez le numéro d’entreprise (sans le BE) précédé du code pays (208: pour la Belgique). Ca donne quelque chose comme 208:1005278262 pour mon entreprise par exemple.

Comment s’inscrire sur Peppol ?

Pour s’inscrire sur Peppol, pas le choix, il faut passer par un logiciel de comptabilité. Plus d’une centaine sont agréés pour vous faciliter la manœuvre. Certains sont très chers, d’autres sont gratuits. Pour ma part, je suis fan de Odoo. Je vous partage bientôt la vidéo d’installation. Pour le moment, je n’ai pas de voix, je n’arrive pas à tourner la vidéo. Mais ça devrait arriver très vite.