Comment créer une asbl en Belgique en 7 étapes

Une asbl se compose d’individus, et parfois aussi d’autres personnes morales, qui peuvent être des entreprises commerciales (SRL, SA …) ou d’autres asbl.
Il est important dès le départ de définir la structure et le pouvoir que chacun aura au sein de l’asbl.

On distingue:
– au minimum 3 administrateurs, qui se réunissent en conseil d’administration, traditionnellement le Président, le Secrétaire et le Trésorier. Les administrateurs peuvent ou non être des membres effectifs. Ils sont choisis par l’AG à la majorité des 2/3;
– au minimum 2 membres effectifs, qui se réunissent en assemblées générales (AG);
– en option, des membres adhérents, qui selon les statuts, sont convoqués ou non aux assemblées générales pour une voix consultative ou juste pour information. Il est obligatoire d’avoir des membres effectifs, mais pas des membres adhérents.
– en option aussi, l’association peut désigner un ou des délégués à la gestion journalière. Ce sont les personnes chargées de gérer au jour le jour les activités de l’association. Il peut en avoir plusieurs, mais surtout dans ce cas, les statuts doivent bien délimiter les responsabilités de chacun.

Quelques questions à se poser avant de démarrer:
Comment allez-vous admettre de nouveaux membres?
Doivent-ils payer une cotisation?
Doivent-ils répondre à certains critères?
Doivent-ils présenter une candidature écrite?
Est-ce que les membres adhérents seront convoqués aux assemblées générales?
Comment l’AG va-t-elle désigner ses administrateurs?
Est-ce que la mandat des administrateurs est gratuit?
Y aura-t-il une cotisation à payer?
Quelle sera la durée du mandat des administrateurs?

Toutes ces réflexions, vous allez les transcrire dans un document qui s’appelle « les statuts« .

Les statuts décrivent précisément comment l’association va fonctionner, et quelles sont les responsabilités de chacun. Il n’y a pas de vérification de savoir si vos statuts sont bien rédigés ou non quand vous allez les déposer (si ce n’est les mentions du nom et du siège social). Les erreurs n’apparaîtront que quand il y aura des problèmes.
Dans les statuts, vous allez expliquer comment les décisions se prennent au sein de votre association, et qui est responsable de quoi.
Vous pouvez aussi rédiger un règlement d’ordre intérieur (ROI) qui détaillera certains points. C’est une souplesse à ne pas négliger, parce que chaque modification de vos statuts devra être publiée (ça coûte), alors que les modification du ROI restent de la popote interne.

Pour compléter les statuts, vous devrez rassembler les coordonnées des membres effectifs:
– Nom, prénom,
– numéro national,
– domicile.

Pour rédiger des statuts, le plus simple est de s’inspirer des statuts d’autres asbl Belgique.
Vous les trouverez sur le site du Moniteur belge personnes morales.
Le site wonder.legal propose une aide à la rédaction pour 60€.
En cas de doute, faites viser vos statuts par un juriste.

ASTUCE: si vous publiez vos statuts en cours d’année, vous pouvez (ce n’est pas obligatoire) y spécifier que votre premier exercice fiscal sera plus long de quelques mois. Si par exemple, vous créez votre association au 1er septembre 2022, vous pouvez spécifier que votre première année fiscale court du 1/9/22 au 31/12/23. Vous évitez les travaux comptables pour l’année 2022.
Attention, à n’utiliser que si pour les toutes petites asbl sans personnel, qui n’ont presque pas d’activité dans les premières semaines de vie.

Et oui, les asbl aussi sont amenées à préparer un budget. Même succinct, il vous permet de prévoir les ressources nécessaires à mettre en œuvre (matérielles, financières et humaines) et autres levées de fonds.
Pour vous aider, voyez l’article sur le Business Plan

A l’ordre du jour, vous devrez:
– approuver et signer les statuts;
– rédiger le premier procès-verbal de votre association;
– approuver et signer le budget de l’année à venir.

Pour exister, toute personne morale « naît » dans la maternité qu’est le Tribunal de l’Entreprise. Cette naissance passe par le dépôt des statuts.
Dans le cas d’une asbl, les statuts peuvent être rédigés « sous seing privé », c’est-à-dire par une personne lambda. Ils ne doivent pas être visés par un juriste ni déposés chez un notaire pour être publiés.
L’avantage est que le coût de création d’une asbl s’en voit fortement réduit.
Le formulaire moniteur belge pour rédiger les statuts
Le dépôt au greffe du Tribunal de l’Entreprise: e-greffe.
A l’issue de cette étape, vous recevrez votre numéro d’entreprise que vous devrez mentionner sur tous les documents sortants de votre association: factures, site Internet, dépliants … au même titre que la raison sociale (le nom) de votre asbl, la mention « asbl » et le siège social.

Le coût de publication (1/3/21->28/2/22): 198,56€ TVAC pour un dépôt papier, 143,51€ pour un dépôt électronique.
Toute modification vous coûtera 134,55€ TVAC.

Maintenant que vous disposez d’un numéro d’entreprise et des statuts, vous pouvez ouvrir un compte bancaire.
La banque vous demandera de fournir les statuts, vous pouvez les télécharger sur le site de la BNB.

ASTUCE: ne vous précipitez pas dans la première banque venue.
– des banques en ligne sont aujourd’hui gratuites;
– attention que toutes les banques n’acceptent pas les asbl;
– comparez les prix: ouverture, fermeture, gestion, opérations …
– veillez à ce que votre banque soit compatible avec les différents moyens de paiement, surtout si vous comptez sur des dons.

Le registre UBO est un registre dans lequel sont inscrits tous les « Ultimate Beneficial Owners » ou « bénéficiaires effectifs » des personnes morales. Il a été créé pour lutter contre le blanchiment d’argent.
Vous disposez d’un mois après avoir reçu votre numéro d’entreprise pour remplir cette obligation.

Qui encoder dans le registre UBO?
– les administrateurs;
– les membres effectifs;
– les chargés de la gestion journalière. 

Comme pour les statuts, vous aurez besoin de:
– nom, prénom,
– numéro national

Pour enregistrer dans UBO, c’est ici.

Oui, vous allez devoir vous y coller.
Maintenant que vous êtes outillé pour répondre à comment créer une asbl en Belgique 2022, il va falloir s’outiller pour continuer à répondre aux exigences économiques, juridiques et fiscales des entreprises.

Le principe de base est le suivant: il vaut mieux faire au jour le jour que devoir tout faire en fin d’année, et surtout, il faut bien planifier, chaque retard peut coûter cher. Et malheureusement, dans beaucoup de cas, l’administration n’envoie pas de rappel avant les amendes.